Die Frage nach dem "Warum?" stellt sich vielen Unternehmen, da die Archivierung zunächst oft als lästige Pflicht gesehen wird.
Es kostet Geld und erzeugt keine Erträge. Eine Rentabilität ist nicht direkt "spürbar". Archivierungslösungen können dabei je nach Zielsetzung nachhaltig die Kosten reduzieren und im Prozessablauf für eine höhere Performance sorgen.
Die Archivierung hat in den letzten Jahren für Unternehmen extrem an Bedeutung gewonnen. Elektronische Dokumente mit Signatur werden herkömmlichen Papierdokumenten gleichgesetzt, Compliance-Anforderungen aus den USA und der Prozess zum Thema der Behandlung von steuerrelevanter Daten gemäß GDPdU stellen Unternehmen immer wieder vor die Herausforderung festzustellen, welche Dokumente jetzt archiviert werden müssen.
Das Handelsgesetzbuch (HGB §239, §257) und die Abgabenordnung (AO $146, §147, §200) legen mehr (oder leider manchmal weniger) fest, wie und welche Daten archiviert werden sollen.
Fest steht allerdings, dass archiviert werden soll und zwar revisionssicher. Damit stehen Geschäftsführer vor der Aufgabe, eine für das Unternehmen rechtssichere Archivierungslösung einzuführen und dabei zu berücksichtigen, dass eine nicht ordnungsgemäße Archivierung in die Haftung der Geschäftsführung fällt.
Unabhängig von gesetzlichen Anforderungen kann eine gute Archivierungslösung - richtig eingesetzt - für enorme Einsparungspotenziale verantwortlich zeichnen, da zum einen die Eingangsbelege digital hinterlegt werden aber auch die Ausgangsdokumente parallel zum Druck in das Archiv fließen können. So sind alle Dokumente versioniert verfügbar und können einfach gefunden werden - allein das führt bereits bei KMUs zu Ressourceneinsparungen in der zentralen Verwaltung und auch Kleinunternehmen können Personal, das bisher administrativ beschäftigt war, für produktive Tätigkeiten einsetzen.
Intelligent definierte Workflows, anhand derer die Dokumente digital durch das Unternehmen "laufen", garantieren, dass auch die relevanten Mitarbeiter die Informationen erhalten und Eingangsrechnungen abzeichnen, damit diese dann weitergereicht werden. Dadurch erhalten zum Beispiel Eingangsrechnungen einen schnelleren Durchlauf durch das Unternehmen, was die Möglichkeiten der kurzfristigen Skonto-Zahlung erhöht.
In Geschäftsbeziehungen kommt es vor, dass gewisse Nachweise zu erbringen sind. Ob im Falle einer Produkthaftung, im Qualitätssicherungsbereich oder einfach aufgrund von Anforderungen eines Kunden - diese Nachweispflichten sind lückenlos darzulegen.
Hier macht eine in den Prozess integrierte Archivierung Sinn. So können Beweisdaten für Rechtsvorgänge schnell und ohne fehlende Dokumente ausgegeben und Qualitätszyklen dokumentarisch belegt werden.
Wünschen Kunden eine lückenlose Dokumentation des gesamten auftragsbezogenen Geschäftsvorgangs, so ist dies ebenfall jederzeit möglich.
Mit einem richtigen Archivsystem kann das Know-How der Mitarbeiter zentral festgehalten und für das gesamte Unternehmen verfügbar gemacht werden.
Produkt- und Spezialwissen, Vorgehensweisen und Best-Practice-Lösungen, Abteilungswissen und Wettbewerbsanalysen können so zentral dokumentiert und den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.
Teure Mehrarbeiten für die wiederholte Aufbereitung von Informationen und der nicht kalkulierbare Verlust von Mitarbeiter-Know-How bei Fluktuation wird zu vermieden.
